Digitalización de Documentos Impresos

Qué hay detrás de la digitalización de documentos impresos

¿Se ha imaginado poder transcribir todos esos documentos impresos o escritos a mano a una computadora sin tener que teclear letra por letra o hacer imagen por imagen? Uno se ahorraría mucho tiempo y salud visual.

Hoy las tecnologías nos ofrecen aplicaciones para todo y esta no es la excepción. Debido a la gran demanda de programas que ayudaran a las empresas a digitalizar sus documentos para tenerlos al día y resguardados, los técnicos salieron con la nueva tecnología de digitalización de documentos.

Pareciera imposible poner en un escáner ese documento viejo que alguna vez nos imprimieron en una instancia gubernamental, por ejemplo, que la computadora reconociera los  caracteres y los transcribiera literal y prácticamente sin errores, sin embargo no es así gracias a la tecnología OCR que llegó a revolucionar la manera en la que los datos se transcriben a las bases de datos de las empresas.

El proceso de digitalización no es nada difícil, solo debemos contar con los programas necesarios para hacerlo y los documentos que queremos escanear, evidentemente debemos contar con uno o varios scanners que nos ayuden a comunicarnos con la máquina.

  • Primero es necesario revisar que el documento se encuentre en buen estado para hacer más fácil el trabajo del programa. En este paso debemos fijarnos en las dimensiones del documento, la presentación, qué tantos detalles tiene y qué tantos colores tiene. Dependiendo de qué tan dañado o corrugado esté el documento serán las características especiales que tengamos que utilizar para que sea reconocido.
  • Determinar la resolución espacial nos ayudará a darle mejor uso al programa. Debemos tener en cuenta si el documento es en blanco y negro, si es en tonalidades de grises o si tiene varias escalas de color. También debemos tener en cuenta si estamos escaneando impresos simples son ilustraciones, manuscritos históricos con ilustraciones complejas o un original lleno de color.
  • Ya que hayamos determinado estas características del documento, procedemos al escaneado, en donde debemos ajustar el tamaño del documento original al escáner, teniendo en cuenta que solo se puede capturar una imagen por vez y cada una de estas imágenes se almacena como archivo individual con distinto nombre y ubicación.
  • Definir el formato ayudará a definir también la resolución final; puede ser formato TIFF que son imágenes bitonales, este formato no se acepta en navegadores web, sino que se usa para fines de preservación. JPEG se utiliza para escala de grises y colores; no aplica para imágenes bitonales. GIF se utiliza para copias derivadas de la imagen original y es soportado por navegadores web.

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