Fraude a menudo suele relacionarse con grandes operaciones o cantidades de dinero, pero ello no oculta el hecho que cualquier evasión o modificación de la realidad de la hoja de gastos de un trabajador sea considerada fraude. Le daremos mayor o menor importancia, representará un volumen más importante o menos, será puntual o continuado, pero en todo caso estaremos hablando de fraude.
“¿Cómo controlar el fraude interno de los trabajadores? En primer lugar, aumentando la percepción de control (aunque ese control no sea real)”
Es habitual que los trabajadores intenten incluir mayores gastos de los reales en sus partidas de gastos en la medida en que noten que esos datos son revisados por sus supervisores o el equipo encargado para ello. Basta con que algún comentario de un compañero que lleve más tiempo le comente alguna experiencia en que este control se ha roto o no ha sido tan rígido como la persona esperaba para que se inicie una fase de testeo. Inicialmente podrían entrar tiques duplicados, posteriormente gastos inflados en kilometraje o en dietas, y finalmente tendríamos un incremento que acabará repercutiendo de forma representativa en los gastos de la empresa.
Tener un control directo sobre este tipo de acciones representa tiempo y esfuerzo, es cierto, pero también a su vez otorga mayor rentabilidad a la empresa en la localización de errores o ineficiencias y su posterior disuasión.
“El mejor supervisor sobre una hoja de gastos es el propio trabajador”
Esta honestidad se presupone, pero por poner un ejemplo hay estudios que afirman que el 47% de los empleados suele inflar entre 10€ y 15€ sus gastos imputados a la empresa. Y todavía más, un 4% afirma elevarlos entre 50€ y 100€ mensuales.
Como en todo negocio, la minoría no establece un patrón, pero si esa minoría se convierte en algo común estaríamos hablando que la mitad de nuestros trabajadores inflan sus gastos a final de mes entre 10€ y 15€ siguiendo con los números del estudio. El cálculo aplicado a tu empresa es sencillo, siendo esto especialmente grave cuanto mayor sea la empresa, no tanto por la relevancia que estos gastos injustificados toman sino por el volumen que mueven. En empresas pequeñas, por el contrario, estos incrementos afectan directamente la rentabilidad del negocio y, en según qué casos, la continuidad y crecimiento de la propia empresa.
Y para acabar, lanzo varias reflexiones acerca del fraude interno para los empresarios que lean este artículo:
- ¿Alguna vez has comprobado los tiques de parking de tus trabajadores? ¿Tienes constancia de que el valor que indican es el que realmente se ha efectuado o podría ser que hubieran encontrado un tique pagado en efectivo de mayor valor en la papelera junto al parquímetro?
- ¿Has comprobado alguna vez que los gastos por kilometraje se ajusten al trayecto de cada trabajador entre su residencia y el trabajo? ¿Podría ser que hubiera incluido un pequeño porcentaje mayor mensualmente con lo que disimular un gasto extra injustificado?
- ¿Tus trabajadores siempre traen tiques de dietas por el mismo importe si acostumbran a ir al mismo restaurante? ¿Podría algún día haberse pedido menús más económicos que no aparecen en este desglose?
- ¿Han perdido alguna vez tus trabajadores los comprobantes de gastos pero los han incluido en la hoja de gastos que te envían? ¿Tienes forma de asegurarte de que ese gasto está justificado y no ha sido imputado repetidas veces en otros meses?
Estos son actos por parte de los trabajadores que, aunque no nos lo parezcan, son comunes en algunas empresas. No siempre se hacen desde la mala voluntad, es más, la mayoría de veces cada trabajador piensa que por ese plus a la empresa no le pasa nada, en cambio a esa persona le ayuda a tener un poco más de margen para llegar a final de mes o regalarse algún capricho que de otra forma debería pensarse dos veces. Y es este egoísmo que hace que todo el mundo piensa en sí mismo, mientras que alguien debería empezar a pensar en la empresa, porque no reparamos que de la viabilidad de esta dependerá el futuro de todos estos trabajadores tramposos y, lo que es peor, de los otros muchos que son honestos con sus gastos.
